無意味な報告はなんのため？

そんなに細かい報告いるの？
そもそもそんな報告いるの？
会社で働いていると、意味がないんじゃないかと思われる報告って結構ありますよね。

 「日本は手続きが煩雑過ぎて滅びる」と言った学者がいました。
細かすぎる報告も滅びる要素の一つなのかもしれません。

やたら細かい報告

私の働いている職場では、業務上のミスが発生すると、必ず担当の管理職の方がヒアリングをすることになっています。
しかしながら、このヒアリングの仕方がどう考えても無駄なんじゃないかと思うのです。
その内容がやったら細すぎるんです。
何時何分に誰が何をやったのか。
それを全て上げろと言うのです。
しかし考えてみてください。
ミスが起こるような状況ですよ？
大抵普通の状況じゃないんです。
いつもよりバタバタしていたとか、
いつもより情報連携が入り乱れていたとか、
対応があまりにも詰め込まれすぎてきたとか、、、
とにかく通常の状態じゃないからミスが起こるんです。
けれどもこういった通常の状態じゃない時は、誰が何を何時何分にどのようにやっていたかなんていちいち覚えていないですよね。
それを全て挙げさせるというのはそもそも無理があると思います。
またここまで細かいと実際の業務に影響が出ます。
業務そっちのけで完成させることになります。

繰り返されるヒアリング

ミスが起こった際に、上長からヒアリングを受けることってありますよね。
でもこのヒアリングって大抵一回聞いて終わりですよね。
なぜなら、事情の把握に努めて対策を打ち出すのが上長の役目だからです。
そこまで何度も何度もヒアリングをしたりはしないはずです。
にも関わらず私の職場では、3ヶ月も前に起こった業務上のミスを未だにヒアリングし続けています。
具体的な対策はまだ打たれていません。
一時的にでもいいので早急に対策を打つこと。
そして、再発を防止することが大切なのではないでしょうか？
根本対応を始めからやろうとすると、どうしても時間と手間が掛かってしまいます。
しかも、このようなヒアリングがミスをした本人だけならまだしも、職場の全メンバーが参加して行われるのです。
明らかに無駄な気がします。
事象と対策の周知で解決すると思います。

成果は見えない、やること自体が目的か？

3ヶ月前から続くヒアリングですが、一向にそのフィードバックは帰ってきません。
ミスが起こった際に一番大切なことは再発防止です。
一刻も早く再発防止策を打ち出すことが大切になってきます。
しかしながら、それをせずに3ヶ月もズルズル引きずっているのです。
するとこんな疑問が出てきます。
ヒアリングは具体的な成果を残すためではなく、やること自体が目的化していないか？という疑問です。
実際に超詳細な報告書を作れば、報告書としては非常に優秀なものが完成します。
つまり、現場の上長のさらに上の立場の人への報告や、お客様への報告に使えるのです。
つまり、今回のヒヤリングは端っから報告のための手段である可能性があります。
再発防止、つまり現場に向けられたものではないのではないかと考えています。
そうなると、現場としてはやる気を失います。
管理職の仕事に付き合わされただけでなく、ミスが再発する可能性が残っているからです。

まとめ

仕事のための仕事は極力減らすべきです。

それでは上司が納得しない？
→ミスマッチ就職です！現場を変えるか会社を変えましょう。
それではお客様が納得しない？
→客層が悪いです！つきあい方を変えましょう。