適格の引き継ぎタイミングはココ！ - うめゆずのお仕事日記～平社員の気持ち～

適格の引き継ぎタイミングとは一体どこなのでしょうか？

手持ちの仕事があって後任に引継ぎを行わないといけないとき、特に気を付けなければいけないのはタイミングです。タイミングが悪ければ、ズルズルと対応を引きづることになるので気をつけないといけません。

円滑なタイミングはステータスが動いたとき

ではどこで引き継ぎを行えは円滑な引き継ぎは行えるでしょうか。

一番いいのはステータスが切り変わったタイミングです。例えば対応のボールが自分たちのチームから相手のチームに移った場合などです。例えば、作業の依頼を他部署に投げて、自分達はその連絡待ちといった場合などです。

傍から見ても明らかに対応のフェーズが変化しています。このタイミングで引継ぎを行うと、今までの経緯については簡単な説明だけでよく、この後どのように動かなければならないのかが明白です。そういったタイミングで引き継ぐことで分かりやすく簡潔に引継ぎが行えることできます。

対応中の引継ぎは困難

最もしてはならないのはステータスが動いていない途中で引き継ぎを行うことです。そのタイミングで引き継ぎを行えば余計にややこしくなってしまいます。対応者が途中で入れ替わることになるからです。

手放す勇気が大事

タイミングを逃してしまい、ズルズルとやり取りを継続してしまうことはありませんか。対応のステータスが動いたタイミングであえて対応を手放すということがポイントです。一度対応が仕掛中になってしまうと、次どのタイミングでステータスが動くかわかりません。そのため、仕掛中になる前に対応を引き継ぐ必要があります。もし急いでる場合でも、あと5分あと10分程度で引き継ぎ可能になるのであれば、あえて待つというのも一つの策だと思います。時間がもったいないからと中途半端に手を入れてしまうと、その瞬間から仕掛中になってしまい平気でその後30分や1時間経過してしまいます。やり取りしているだけでそれくらいの時間が経つことがあります。

さらに問題は事後作業にも巻き込まれることです。事後作業とは主に報告絡みになることが多いと思います。報告は基本的に対応した者が行うので、仕掛中だった仕事のステータスが動いたタイミングまでの経緯を報告します。そのため引き継ぎ間際に、作業に手をつけてしまうと、自分が想像している以上に時間がかかってしまうのです。結果的に不要な残業をもすることになります。

まとめ

ステータスが動いたタイミングであえて対応を止めましょう。
やれそうと思っても事後作業にかかる時間を計算して対応をストップさせることが大事です。