良い引継ぎとは「目に見える引き継ぎ」

自分の上司や先輩が退職されたり、他のプロジェクトに移る時には必ず引き継ぎが生じます。
後任に自分が指名された時、どのような引き継ぎであればありがたいですか？
私が考えるに良い引継ぎとは「目に見える引き継ぎ」だと思います。

悪い引継ぎとは？

では目に見える引継ぎについて考える前に、悪い引き継ぎについて考えてみたいと思います。

これは実際に私が体験した事例です。
業務の概要だけ聞かされ、ろくな資料も提示されずにプロジェクトにぶち込まれたことがあります。
似たようなプロジェクト多数経験している人にとっては当たり前のように分かる業務も、経験のない人からすると全くもって意味不明です。
まったく業務内容のイメージが沸かないまま業務に入りました。
プロジェクト参加後は仕事が自己流になり、お客様からお叱りを受けたことが何度もありました。
その度に上司は「なぜ私が仕事で失敗するのか」がわからず不思議そうにしていました。
むしろ私からすれば、なぜそのような引き継ぎで後任が仕事ができると判断したのかが不思議でなりませんでした。

悪い引継ぎの問題点

悪い引継ぎの問題点はお互いの認識のズレにあります。
認識のズレが起こらないためには両者が同じ材料に触れている必要があります。
同じ資料、同じ目に見える材料を持って引き継ぐ必要があります。
例えば、仕事の手順。
手順書を渡して、後任が手順書通りに実施可能なら、良い引継ぎと言えるでしょう。
また、業務に対して専門知識が必要であれば、専門知識をまとめた資料を提示するというのも良い引継ぎになります。
「資料を見れば分かる」のであればお互いの認識は一致しているはずです。

資料化されていない業務の場合、実際にどのように業務を行っているのか一緒に体験してもらうのも良い手段です。
また、後ろから仕事をしているところを見てもらうのもよいでしょう。
いずれにせよ、引き継がれる側が何も見ない状態で引き継ぐことが問題なのです。

まとめ

引き継ぎにおいて大切なことは引き継ぐ側と引き継がれる側が同じ認識を持っていることです。
認識にズレがあったり、そもそもの能力にズレがあったりしては適切な引継ぎができるとは言えません。
お互いの能力が同じであれば、簡単な口頭引き継ぎだけでも問題はないでしょう。
しかし、能力に差がある場合、資料ベースのような目に見える形の引き継ぎが必要になります。