焦って失敗する前に仕組みで回避！2つのタスク管理法

仕事が詰まってきてさあ大変
やる事が溜まってきてさあ大変
にもかかわらず周りから横やりばかり入れられて、結果的に焦って失敗してしまう
そんなことはありませんでしょうか。

どうしても切羽詰まってくると感情のコントロールがうまくできない人がいます。
でも、
イライラしてしまう人に「イライラするな！」
焦ってしまう人に「焦ったりするな！」
というのは一見正しいアドバイスになっているようで、本人には全く効果のないアドバイスです。
感情的なアドバイスだけではどうしたらいいのかわかりません。
是非、感情的なアドバイスを実際の行動に落としこんであげましょう。

提案１　チェックリスト化する

【手順】
1　やらなければいけないことを全てチェックリスト化します。
2　チェックリストに優先順位を付けていきます。
3　対応するものを上位○○件と決めます。
4　○○件以降のものはキャパオーバーと割り切り割り切って開き直りましょう。
5　周りを見て頼りましょう。

【解説】
この開き直るというのが実は一番大事で、どうしても焦ってしまったりイライラしてしまったりする人の共通点として、何でも自分でやらなければならないと考えている人が多いです。あえて開き直ることで、結果的に心に余裕ができます。結果的に焦らなくなります。

また、あらかじめ自分が抱えるタスクの件数を決めておくことも大切です。なぜならキャパオーバーになってしまう人は、無限にタスクを溜め込むからです。そのため、あらかじめ自分が対応する件数は○○件と決めておくことによって、キャパオーバーになる前に周りのフォローを依頼できます。

さらに、周囲の巻き込み方にもポイントがあります。同僚にフォローをお願いする際、一旦他のメンバーに作業を割り振った後で、しっかりフォローをしておきましょう。ちゃんと自分が振ったタスクの経過を確認したり、そのタスクが仕掛中であった場合は、自分もすかさず手伝いに行きましょう。

また、周囲にフォロー依頼した際のポイントとして、チェックリストに誰が対応してるのかも記載しておくと便利です。後から見直しがしやすくなります。

提案２　ホワイトボードを使用してタスクの共有

 

【手順】
1　ホワイトボードを線で区切って区画を作る
2　区画ごとに担当者を決める
3　タスクを付箋でペタペタと貼り付けていく
4　タスクが処理されれば付箋を剥がす

【解説】
ホワイトボードや掲示板を使った運用もおすすめです。
仕掛中のタスクや課題を付箋としてホワイトボードに貼り付けたりする職場も多いと思います。
この方法では仕掛中のタスクはホワイトボードに残りっぱなしになります。
作業が終わったら消していきます。

ホワイトボードにラインを引いて区画を作っておいてタスクを付箋で貼っていきます。
タスクが溜まっている人と順調に処理できている人が明確になります。
タスクが順調に処理できている人はタスクが溜まっている人の作業をもらってホワイトボードの中でタスクを移動させます。
そうすると誰が何に対して取り組んでるのかが一目でわかるようになります。

このホワイトボード運用の良いところは、「誰が何を取り組んでいるのか」をみんなで把握できるという点です。
チェックリスト運用だとチェックリストはあくまでも個人の運用になってしまいますがちです。もちろんチェックリストも共有フォルダを使ったり、印刷して貼り付けたりすることによって共有化することもできます。が、作業の増減が常にある状況（特に割り込み作業）のことを考えると、情報を視覚的に共有できる点で、ホワイトボードの方が見やすいように思います。

まとめ

チェックリスト化は個人のタスク管理にオススメです。
ホワイトボード運用はチームのタスク管理にオススメです。
必要に応じて使い分けましょう。

つい焦ったりイライラしちゃう人は抱え込まないでください。
どんどん周りの人にフォローを依頼しましょう。
決して迷惑ではないですよ。